O controle de ponto é essencial para que as empresas, independentemente do porte, tenham conhecimento sobre os horários de entrada e saída de seus funcionários, seja para pagar corretamente as horas extras, organizar melhor o fluxo de trabalho ou descontar quando alguém falta.

Este sistema de controle de ponto existe desde a década de 40, então, não se trata de uma novidade como muitos acreditam. Contudo, o modo de controlar o ponto foi aprimorado com os anos, graças à evolução da tecnologia.

Como é feito registro de ponto?

Por ser uma ferramenta que garante que o empregador e o empregado tenham um registro preciso do tempo de trabalho e possam garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas, evitando conflitos entre empregador e empregado, além de garantir a segurança e a transparência no processo de remuneração, existem algumas formas que ele pode ser feito. Confira a seguir:

Ponto manual

Este é o sistema de controle de ponto mais antigo que existe e, também, o mais barato. Ficou conhecido pela maioria das pessoas como livro ponto, funcionando da seguinte maneira: uma pessoa anota manualmente os horários de entrada e saída de cada funcionário numa página de um livro de registros, e o funcionário assina referente ao dia de trabalho cumprido, ou aos horários de entrada e saída.

A única vantagem deste sistema é o custo de implantação para a empresa. É um sistema que está extremamente propício a falhas, pois é possível alterar seus dados sem muita dificuldade. Então, embora seja inicialmente mais barato, não é o modelo mais seguro e, muito menos, confiável.

Ponto mecânico

Após uma inovação tecnológica antiga, o ponto deixou de ser registrado em um livro ponto e passou a ser registrado num cartão de ponto.

Funciona assim: cada funcionário recebe um cartão com seu nome e dados pessoais para identificação, ao iniciar ou terminar a jornada de trabalho, se insere o cartão numa máquina que registra os horários de entrada e saída.

Este modelo já é mais confiável do que o livro ponto e, também, apresenta uma inovação tecnológica. Contudo, gera muito trabalho para contabilizar os horários, pois o RH precisa pegar o cartão de cada um dos funcionários e conferir todas as entradas e saídas próximo ao dia de fechar o mês. 

Além disso, é preciso confeccionar ou terceirizar a confecção de novos cartões para o mês seguinte.

Houve uma evolução tecnológica deste ponto mecânico, que passou a ser um código no crachá lido e registrado por uma máquina a cada entrada e saída de funcionário. Isso poupou horas de trabalho para o RH. O ponto pode ser registrado por um código de barras ou código magnético.

Ainda assim, este sistema de ponto pode ser fraudado por algum funcionário passando o cartão de outro que faltou, ou algum funcionário na distração esquecer de passar o cartão na entrada ou saída.

Ponto alternativo ou on-line

Esta modalidade de registro de ponto já é autoexplicativa. O ponto é registrado on-line, pode ter armazenamento em nuvem e, também, pode ser registrado por aplicativo de celular, tablet ou computador através do reconhecimento facial.

Este sistema é muito mais moderno e ágil, além disso, por ser on-line, pode também ser usado por quem trabalha em home office.

Toda vez que um funcionário registra entrada ou saída, seus horários de trabalho ficam registrados numa folha de registros on-line em nuvem, e estas informações podem ser consultadas a qualquer momento por gestores ou pelo RH.

Por usar reconhecimento facial é um sistema a prova de fraudes, muito seguro e confiável.

Vantagens do sistema de controle de ponto on-line para a empresa

Já vimos que o registro de ponto on-line é o mais avançado tecnologicamente e, também, o que mais agiliza o trabalho do RH na hora de contabilizar as horas trabalhadas. Até aqui, já seria vantajoso o suficiente para implantar na sua empresa. No entanto, vejamos mais algumas vantagens de um sistema de controle de ponto on-line:

Redução de custos

As empresas que ainda não utilizam o controle de ponto on-line precisam arcar com custos de uma gestão ineficiente das horas trabalhadas. Contudo, por que isso ocorre?

Os problemas com a gestão de ponto ocorrem pela ineficiência do controle da jornada de trabalho, que quando feita manualmente é suscetível a erros de cálculos. 

Além disso, em alguns casos específicos, também podem ser sistemas fáceis de fraudar, por não ter a confirmação de identidade dos funcionários através do reconhecimento facial, por exemplo.

Os erros de cálculos, que podem ocorrer nos outros sistemas, resultam em mais horas de trabalho para o setor de RH acessar novamente todas as anotações, conferir cartões (ou dados de entrada e saída) manualmente e calcular mais uma vez a jornada de trabalho de cada funcionário.

Num sistema de controle de ponto on-line moderno e completo, todo este trabalho de gestão é automatizado, o que leva a empresa a poupar horas e horas de retrabalho do RH e, assim, reduzir os custos deste setor.

Controle de ponto em Home Office

Por causa da pandemia em 2019, muitas pessoas tiveram que se adequar rapidamente ao modelo de trabalho home office, e isso só foi possível graças aos avanços tecnológicos. 

Então, com essa reviravolta de trabalho on-line que pegou todos de surpresa, as empresas que possuíam o relógio de ponto no próprio prédio não puderam fazer um controle efetivo das horas que seus funcionários trabalhavam em casa.

Após o susto e adequação dos funcionários ao trabalho home office, muitas empresas perceberam que a produtividade de alguns setores aumentou significativamente, seja por seus funcionários estarem mais à vontade em casa, não perderem horas no trânsito e já chegarem estressados na empresa, entre outros.

Como o teletrabalho deu muito certo, embora tenha sido descoberto no susto da pandemia, as empresas tiveram que procurar um meio de ter o controle de ponto destes funcionários que estavam trabalhando nas próprias casas. Aqui, o ponto on-line surge como uma solução para este problema, já que extingue a necessidade de ir até a empresa registrar os horários.

Acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho

Ao usar um sistema de controle de ponto on-line, é possível verificar em tempo real quem já iniciou sua jornada de trabalho, quem já terminou ou saiu mais cedo e, até mesmo, quem está fazendo hora extra. 

Esta vantagem de acompanhar a jornada de trabalho fornece à empresa informações valiosas para fazer corretamente o controle de horas trabalhadas, e também no caso de terceirização de serviços é possível evitar fraudes.

Diminuição de processos trabalhistas

Durante o período em que o Home Office estava obrigatório por conta da pandemia, foi registrado um grande número de processos trabalhistas por causa de horas extras. Não há como saber se a maioria destes processos deram ganho de causa para os funcionários, porque muitas empresas ainda não usavam sistema de controle de ponto on-line, então, não havia um registro preciso dos horários de entrada e saída.

Estes problemas, no entanto, podem ser evitados ao usar o controle de ponto on-line, porque terá o registro em nuvem dos horários de início e término da jornada de trabalho, o que impossibilita que alguma pessoa com má intenção invente que foi obrigada a trabalhar a mais.

Sem contar que, com o controle on-line, a empresa é capaz de calcular rapidamente todas as horas de trabalho de todos funcionários e quanto cada um deve receber em pouquíssimo tempo, por ser feito de forma otimizada.

Também evita possíveis erros humanos e fraudes, reduzindo de forma drástica os gastos que a empresa teria de arcar com processos trabalhistas.

Otimização dos processos de RH

Aqui está a maior vantagem do controle de ponto on-line: a otimização das tarefas que são feitas pelo RH.

Ao implantar um sistema de controle de ponto on-line, além de executar automaticamente várias tarefas que tomariam muitas horas de trabalho, ocorre uma otimização no tempo de fechamento das folhas de ponto, porque não precisará lidar com vários sistemas diferentes para esta tarefa.

Num mesmo sistema é possível fazer o registro da hora de início e término da jornada de cada funcionário, registrar atestados e dispensas, controlar banco de horas e ainda exportar todos estes dados para a folha de pagamento.

Vantagens do sistema de controle de ponto on-line para o funcionário

Até agora foram faladas várias vantagens que fazem parecer que este sistema de controle de ponto on-line só traz benefícios ao empregador. Veremos a partir daqui que também traz vantagens para os colaboradores da empresa:

Transparência entre gestores e colaboradores

O próprio colaborador consegue ver a sua situação de registro de ponto com o controle de ponto on-line, o que dispensa a necessidade de imprimir comprovantes ou ter que esperar o dia do pagamento para ver se tudo foi registrado corretamente. 

Para que o colaborador tenha acesso aos seus registros é só acessar a folha de ponto digital e, a partir dela, ficará ciente sobre a sua jornada de trabalho.

Autogestão dos pontos

Com a facilidade de acesso à folha de ponto digital, o colaborador consegue gerenciar o próprio tempo e ter sensação de autonomia de suas tarefas. Assim, torna-se mais responsável por si mesmo.

Na autogestão, o colaborador verifica se está trabalhando muitas horas a mais, seus atrasos e faltas. Num sistema que somente os gestores têm acesso fácil aos registros de ponto fica mais difícil que o colaborador tenha acesso a estas informações.

Ao cuidar dos seus próprios dados e ter a sensação de autonomia, os colaboradores monitoram melhor os próprios horários e, consequentemente, melhoram sua performance de trabalho.

Flexibilidade no expediente

Geralmente, um sistema de controle de ponto on-line tem a possibilidade de trabalhar com banco de horas, o que dá a flexibilidade ao colaborador para cumprir algumas horas antes de um expediente comum, dependendo da tarefa exercida, ou depois.

Com a adoção do banco de horas no sistema, é possível tornar as jornadas de trabalho mais flexíveis. O que para os colaboradores pode ser muito útil para administrar o próprio tempo e execução de tarefas.

A flexibilidade no expediente é cada dia mais buscada por profissionais de diversas áreas, e se a sua empresa pode oferecer isso, aumentará o interesse de outras pessoas na sua empresa, e poderá ainda aumentar a produtividade e motivação dos colaboradores que já se dedicam ao seu negócio.

Qual o melhor sistema de controle de ponto?

Atualmente, existem vários sistemas de controle de ponto on-line por aí, que fazem a maioria do que foi citado acima. Contudo, o melhor é aquele que possui todas as funcionalidades que são capazes de atender às suas necessidades.

Se a necessidade da sua empresa for um sistema de controle de ponto on-line que possibilita diversas formas de registro e que também possua diferentes regras de cálculos para atender a diversidade de funções dentro do seu ramo, ou se quer algo mais simples e prático para fazer a sua gestão de ponto com eficiência, a solução é o Aponta Fácil!

Com o Aponta Fácil, é possível ter todas as vantagens citadas anteriormente tanto para o empregador como para os colaboradores da sua empresa, otimizando o trabalho de RH e reduzindo custos.

O Aponta Fácil é um sistema que funciona 100% na nuvem, não necessita instalar mais programas, possui uma interface fácil e intuitiva, além disso, permite o registro de ponto por reconhecimento facial, relógios ponto homologados pela Portaria 671, WhatsApp ou Telegram, aplicativos que as pessoas já têm instalados no celular.